Διαφάνεια: Όταν όλοι γνωρίζουν, έχουν πρόσβαση και κατανοούν
Η έλλειψη διαφάνειας αποτελεί μάλλον ένα πολύ συνηθισμένο πρόβλημα στις πολυκατοικίες. Αρκεί να ρωτήσετε κάποιον γνωστό σας που κατοικεί σε πολυκατοικία για να σας το επιβεβαιώσει.
Στην πράξη όμως τι ακριβώς σημαίνει διαφάνεια;
Για εμένα που δεν είμαι διαχειρίστρια / διαχειριστής, διαφάνεια σημαίνει ότι μπορώ:
- να έχω πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες που δικαιούμαι να έχω…
- οι οποίες αφορούν στην λειτουργία της πολυκατοικίας μας…
- ώστε να μπορώ να κρίνω μόνη μου / μόνος μου ότι όλα έχουν γίνει σωστά…
- χωρίς να χρειάζεται κάθε φορά να ζητάω πρόσθετες διευκρινίσεις…
Το σημείο που πρέπει να προσέξουμε λίγο είναι ότι διαφάνεια δεν σημαίνει ότι όλοι πρέπει να γνωρίζουν τα πάντα για όλους, λόγω των περιορισμών που θέτει η νομοθεσία για την προστασία των προσωπικών δεδομένων. Σημαίνει όμως ότι όσα αφορούν στα κοινά μας πρέπει να είναι γνωστά, προσβάσιμα και κατανοητά σε αυτούς που δικαιούνται να τα γνωρίζουν.
Ας μην ξεχνάμε άλλωστε ότι «Το προλαμβάνειν κρείττον εστί του θεραπεύειν» που σημαίνει ότι:
Η διαφάνεια δεν υπάρχει επειδή θεωρούμε ότι κάποιος θα κάνει κάτι κακό. Υπάρχει ώστε να μη χρειάζεται κανείς να αναρωτιέται αν κάποιος έκανε κάτι κακό.
Ας δούμε όμως τα πράγματα και από την πλευρά του εκάστοτε διαχειριστή και για ποιον λόγο η διαφάνεια τον ωφελεί:
- Ο διαχειριστής δεν χρειάζεται να αποδεικνύει συνεχώς ότι είναι έντιμος
Όταν οι οικονομικές κινήσεις και οι αποφάσεις είναι καταγεγραμμένες και διαθέσιμες προς έλεγχο, η εμπιστοσύνη δεν στηρίζεται στην προσωπική σχέση με τον διαχειριστή αλλά σε τεκμήρια. - Τον προστατεύει από αβάσιμες υποψίες
Αν δεν υπάρχει διαφάνεια, μια απλή έλλειψη πληροφόρησης μπορεί να δημιουργήσει υποψίες:
«Γιατί πληρώσαμε τόσο;»
«Πού πήγαν αυτά τα χρήματα;»
«Γιατί έγινε αυτή η δαπάνη;»
Ακόμη κι αν ο διαχειριστής έχει ενεργήσει απολύτως σωστά.
Με τη διαφάνεια, οι απαντήσεις υπάρχουν πριν δημιουργηθεί η υποψία. - Κάνει ευκολότερη την παράδοση της διαχείρισης
Όταν υπάρχει συστηματική καταγραφή των εσόδων, των εξόδων, των συμφωνητικών, των προμηθευτών, των εκκρεμοτήτων, των αποφάσεων και των τραπεζικών κινήσεων, ο επόμενος διαχειριστής δεν χρειάζεται να ξεκινήσει από το μηδέν. Και, κυρίως, ο απερχόμενος διαχειριστής μπορεί να παραδώσει τη διαχείριση χωρίς να αφήνει πίσω του ερωτηματικά. - Διευκολύνει την ανάληψη της διαχείρισης από νέο διαχειριστή
Αυτό είναι πολύ σημαντικό ειδικά για τη δική μας πολυκατοικία που ο κόσμος δεν κάνει και ουρά για να γίνει διαχειριστής.
Ένας από τους λόγους για τους οποίους κάποιος μπορεί να μην θέλει να γίνει διαχειριστής είναι:
«Δεν θέλω αύριο να με κατηγορούν για τα χρήματα.»
Η διαφάνεια αντιστρέφει αυτή την αντίληψη:
«Ακριβώς επειδή όλα είναι καταγεγραμμένα και ελέγξιμα, μπορώ να αναλάβω χωρίς να φοβάμαι ότι θα βρεθώ εκτεθειμένος.»
Συνοψίζοντας λοιπόν:
Όταν οι αποφάσεις, οι οικονομικές κινήσεις και οι σχετικές διαδικασίες είναι καταγεγραμμένες και διαθέσιμες προς έλεγχο, ο διαχειριστής δεν χρειάζεται να ζητά από τους άλλους να τον εμπιστεύονται προσωπικά. Μπορεί απλώς να τους δείξει τα στοιχεία. Έτσι περιορίζονται οι παρεξηγήσεις, οι αβάσιμες υποψίες και οι προσωπικές αντιπαραθέσεις, ενώ η ευθύνη του γίνεται σαφέστερη και η παράδοση της διαχείρισης στον επόμενο διαχειριστή ευκολότερη.
Καταλήγουμε στο συμπέρασμα ότι:
Η διαφάνεια δεν είναι βάρος για τον διαχειριστή. Είναι η καλύτερη προστασία του.